Kỹ năng giải quyết và xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả

Chủ nhật - 21/06/2015 15:41

Để đưa ra một quyết định thì người quản lý đóng vai trò then chốt đến sự thành công hay thất bại của công ty hay tổ chức. Tuy nhiên những kỹ năng dưới đây sẽ được hình thành trong quá trình làm việc, tích lũy kinh nghiệm, và không ai hoàn toàn giống ai cả.

Quản lý nói chung và quản lý trong công việc nói riêng chưa bao giờ là điều dễ dàng, bởi lẽ 1 quyết định của người lãnh đạo dù đúng hay sai đều sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến cả tập thể lẫn cá nhân người ra quyết định. Khi đó, kỹ năng ra quyết định của người quản lý sẽ đóng vai trò then chốt đến thành công hay thất bại của tổ chức.

Tất nhiên là những kỹ năng này sẽ được hình thành trong quá trình làm việc, tích lũy kinh nghiệm, và không ai là hoàn toàn giống với ai cả. Đã có rất nhiều những lời khuyên được đưa ra để nâng cao kỹ năng ra quyết định cho người quản lý, tuy nhiên sẽ không có một “con đường chung” dành cho tất cả mọi người khi học kỹ năng sống. 5 lời khuyên dưới đây cũng không là ngoại lệ, chúng chỉ mang tính chất tham khảo và không phải lúc nào cũng đúng trong mọi trường hợp.

1. Mục tiêu của bạn là gì? Trả lời được câu hỏi này thì gần như bạn đã có được câu trả lời cho tình huống cần ra quyết định của mình. Khi tham gia vào một công việc nào đó, dù là dưới hình thức tập thể hay cá nhân, việc xác định và duy trì mục tiêu là cực kì quan trọng. Hãy để mục tiêu ban đầu định hướng cho quá trình ra quyết định của bạn. Tuy nhiên, cần lưu ý là nếu là quyết định cho một tập thể, thì mục tiêu phải là mục tiêu của nhóm chứ không phải của cá nhân.

2. Cân nhắc “được và mất”: Kỹ năng ra quyết định thật ra là quá trình bạn cân nhắc những lợi ích và thiệt hại, đặt chúng lên bàn cân và… xem kết quả. Tuy nhiên, điều này chưa bao giờ là dễ dàng. Làm sao có thể xác định chính xác “được và mất” khi mà có rất nhiều điều có thể sẽ xảy ra mà bạn không thể tiên liệu trước được? Chính vì vậy mà quá trình cân nhắc thật ra chỉ mang tính chất tương đối dựa trên những dự đoán và cách nghĩ của bạn về vấn đề mà thôi. Điều lưu ý là để có thể chắc chắn mình không “quên” điều nào cả, hãy viết tất cả ra giấy và đọc lại nhiều lần!

3. Tham khảo ý kiến chuyên gia. Việc làm này là để tránh cái nhìn chủ quan, phiến diện từ một phía của người ra quyết định, đặc biệt là với những quyết định có tầm ảnh hưởng đến nhiều người và có “giá trị vật chất” lớn. Những ý kiến của người có chuyên môn trong lĩnh vực thật sự rất hữu ích và sẽ là nguồn tham khảo quý giá để tránh những sai lầm đáng tiếc do “thiếu hiểu biết” về sau. Điều lưu ý với việc làm này là nên cân nhắc chọn những “chuyên gia” thật sự đáng tin tưởng và có quan điểm khách quan nhất.

4. Lắng nghe và tôn trọng ý kiến những nguời có liên quan. Kỹ năng này là vô cùng cần thiết, vì xét cho cùng, một quyết định của người quản lý được đưa ra sẽ có ảnh hưởng không chỉ đến cá nhân nguời đó. Lợi ích là của tập thể nên những bên liên quan có quyền và nghĩa vụ đóng góp ý kiến và nên có tác động trực tiếp đến quyết định đó. Lắng nghe thể hiện sự tôn trọng đối với các thành viên trong nhóm, cũng như để nhận lại sự ủng hộ của họ, cho dù quyết định là đúng hay sai.

5. Dứt khoát, hãy là người quản lý! Điều này thật sự rất quan trọng trong những kỹ năng ra quyết định. Như đã nói ở trên, bạn cần phải tham khảo, phải lắng nghe trong quá trình suy nghĩ, cân nhắc. Tuy nhiên, khi ra quyết định, hãy thật dứt khoát. Suy cho cùng, thì chính bạn mới là người trực tiếp nhất chịu trách nhiệm với quyết định của mình. Và, suy cho cùng, thì bạn mới chính là người quản lý!

 

Kỹ năng ra quyết định - 10 yếu tố cơ bản để ra quyết định hiệu quả

Việc đưa ra quyết định có hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của các doanh nhân, nhưng trên thực tế ít người chú trọng rèn luyện cho mình kỹ năng này. Mười yếu tố dưới đây sẽ giúp bạn trong việc đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất vào bất kỳ thời điểm nào và góp phần để bạn công việc của mình.

1. Xác định các vấn đề cần được giải quyết: Hãy dành một khoảng thời gian hợp lý để xác định các tình huống cụ thể, sau đó sắp xếp các vấn đề theo thứ tự cần giải quyết. Đừng vội vàng đưa ra quyết định mà hãy xem xét kỹ lưỡng đó có thực sự là vấn đề quan trọng cần giải quyết hay không? Có cần thiết phải chia nhỏ các vấn đề để giải quyết cho dễ dàng hơn không? Cân nhắc xem hôm nay bạn sẽ ở đâu và nơi nào bạn muốn tới?

2. Nắm bắt nhanh triển vọng mới: Lùi lại một bước để nhìn nhận vấn đề theo một cách mới mẻ hơn. Mỗi quyết định của bạn phải hướng về tương lại, còn quá khứ chỉ để tham khảo chứ không phải để chi phối tư tưởng của mình. Người lãnh đạo giỏi là người rút ra được bài học cả từ thất bại cũng như thành công trong quá khứ. Thêm vào đó, họ còn biết khai thác thông tin cần thiết mới và nắm bắt triển vọng mới khi tham khảo ý kiến người khác.

3. Cân nhắc các phương án để giải quyết vấn đề: Cân nhắc các phương án giải quyết với mọi khả năng có thể xảy ra. Phải chuẩn bị ít nhất 5 phương án khác nhau để giải quyết một vấn đề. Luôn sáng tạo và nghĩ ra các phương án thay thế. Đừng bỏ qua bất kỳ một phương án nào vì có thể những ý tưởng bất chợt lại là giải pháp tốt nhất.

4. Phân tích từng phương án mà mình lựa chọn: Đối với từng phương án, hãy cân nhắc kỹ những điều sau: Mặt tích cực của phương án này là gì? Mặt tiêu cực là gì? Phương án này có ảnh hưởng tới ai hay tới việc gì không? quản lý thời gian hiệu quả. Liệu phương án này có thể chấp nhận được không và liệu nó có phù hợp với các mục tiêu và chiến lược lâu dài của bạn?

5. Chấp nhận những thất bại mà bạn đã gặp phải: Trong số chúng ta cũng có người bị thất bại là bởi vì trên đời này không có gì là hoàn hảo cả. Vì vậy phương án mà bạn cho rằng tốt nhất hôm nay cũng chỉ là tương đối! Nhận thức rõ được điều này thì mọi việc đều có thể được thu xếp ổn thoả. Nên nhớ rằng không có một quyết định nào mà không có mặt hạn chế cả.

6. Ra quyết định: Dựa trên những những phân tích thực hiện ở những phần đã nêu trên, bạn có thể đưa ra được phương án tốt nhất mà bạn có thể.

7. Lập kế hoạch khả thi: Nên cụ thể hoá những mục tiêu mà mình có thể đạt được. Khi thấy cần, có thể xem xét lại những quyết định của mình và hoàn toàn có thể thay đổi chúng. Trong kế hoạch thành công của bạn phải bao gồm các bước mà các bạn cần thực hiện, nguồn nhân lực, vật chất cần thiết để thực hiện quyết định, một khung thời gian cho mỗi hành động và lịch trình tiến hành để có thể tổng kết đánh giá. Học cách lập kế hoạch hiệu quả thông qua chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.

8. Công bố quyết định: Truyền đạt quyết định của bạn và niềm tin vào thành công của bạn tới những người liên quan tới dự định này. Như vậy là bạn đã đem lại niềm tin đến cho chính mình và cho họ. Vì thế mọi quyết dịnh của bạn cần phải rõ ràng, xúc tích và có sức thuyết phục.

9. Thực hiện: Hãy tập trung vào việc thực hiện quyết định của bạn. Khi đã bắt tay vào thực hiện một công việc nào đó thì thường xuất hiện tâm trạng lo lắng, điều đó không có nghĩa là bạn đã đưa ra một quyết định sai lầm, mà đó chỉ là trạng thái tâm lý thường thấy mỗi khi chúng ta đối diện với khó khăn.

10. Đánh giá: Học hỏi từ chính những công việc mà bạn đã làm. Tích góp kinh nghiệm từ những công việc mà bạn đang làm hoặc chưa làm rồi cùng trao đổi với những người khác. Nếu phát hiện ra điều gì mới thì bạn cần thay đổi lại kế hoạch của mình, hãy trở về với lời khuyên thứ 3 và cùng với những kiến thức mới đó để sửa lại kế hoạch của mình!


 
Tổng số điểm của bài viết là: 10 trong 2 đánh giá
Xếp hạng: 5 - 2 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

 

Những tin cũ hơn